Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, §4g) schreibt vor, dass der Beauftragte für den Datenschutz die folgenden Aufgaben entsprechend §4e für jeden in geeigneter Weise zugänglich machen muss:

1. Name der verantwortlichen Stelle

mediaBEAM GmbH, Parallelstraße 38, 48683 Ahaus

2. Geschäftsführung

Jochen Meyer (CEO), Ahaus

3. IT-Sicherheitsbeauftragter

Michael Paschen, Ahaus

4. Leiter der Datenverarbeitung

Alexander Birnbaum, Leiter Support und IT-Management, Ahaus

5. Anschrift der verantwortlichen Stellen

Parallelstraße 38, 48683 Ahaus

6. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

Gegenstand des Unternehmens ist die Softwareerstellung und die Bereitstellung von integrierten Software- und Hardwarelösungen sowie deren Wartung und Support, die Erbringung von umfassenden Dienst- und Serviceleistungen auf dem Gebiet der Kommunikations- und Informationstechnologie (IT).

7. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 6. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Kunden und Interessenten, Lieferanten und Dienstleister (Adressdaten, Geburtsdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen, Angebotsdaten, Vertragsdaten, Angaben zu Beginn, Dauer und Ende eines Vertragsverhältnisses, ggf. sonstige Daten, die für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Dienstleistungen der Firma mediaBEAM GmbH erforderlich sind. Sofern Kunden der mediaBEAM GmbH Ihre schriftliche Einwilligung gegeben haben, nutzt die mediaBEAM GmbH ihre Daten außerdem für: Werbeaktionen und –maßnahmen, Marktforschungen und Verbraucherverhaltensanalysen).
• Mitarbeiter, Praktikanten, Auszubildende und Bewerber (Tätigkeitsbereich, Gehaltzahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände, Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikation, evtl. Vorstrafen, Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten, Daten zur Personalverwaltung und –steuerung, Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten, Terminverwaltungsdaten, Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme, Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen).

8. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften. Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind z.B. Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV. Externe Auftragnehmer entsprechend § 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung), sowie Dritte im Kundenauftrag.

9. Regelfristen für die Löschung der Daten

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen werden eingehalten und nach Ablauf werden die Daten gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs werden den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnte Bewerbungen oder Abmahnungen). Fallen Daten nicht unter die oben genannten Regelungen, werden sie gelöscht, sobald kein Bestimmungszweck mehr vorhanden ist. Ebenso werden Kontaktdaten nach Widerspruch gelöscht, sofern hier nicht andere gesetzliche Fristen entgegenstehen.

10. Allgemeine Beschreibung zur Sicherheit der Verarbeitung

Die mit der Verarbeitung von Daten beschäftigten Mitarbeiter haben sich schriftlich zur Einhaltung des Datengeheimnisses (§ 5 BDSG) verpflichtet. Sämtliche Daten sind technisch gegen unbefugten Zugriff (Zutrittskontrolle / Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle) und unbefugte Verwendung (Weitergabekontrolle / Eingabekontrolle / Auftragskontrolle) nach § 9 BDSG geschützt. Die dazu notwendigen Maßnahmen werden laufend dem technischen Stand angepasst. Gegen zufällige Zerstörung oder Verlust von Daten (Verfügbarkeitskontrolle) werden täglich entsprechende Sicherungen durchgeführt.

11. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung von Daten an Dritte außerhalb der EU wird nicht durchgeführt und ist nicht geplant.

12. Datenschutzbeauftragter der mediaBEAM GmbH

Entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen hat die mediaBEAM GmbH einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Falls Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Beauftragten für den Datenschutz wenden.

Alexander Birnbaum
E-Mail: datenschutz@mediabeam.com