Was in vielen Unternehmen bislang als Nettigkeit gegenüber den Mitarbeiter*innen gesehen oder in Ausnahmefällen erlaubt wurde, um „in Ruhe“ etwas fertig zu machen, wird durch das Corona-Virus zum Standard. Auch in Ahaus und dem Münsterland arbeiten derzeit viele Menschen statt vom gewohnten Arbeitsplatz aus den heimischen vier Wänden. Bei mediaBEAM setzen wir seit Jahren schon wegen der sogenannten „Business Continuity“ auf Home-Office – die Millionen E-Mail-Accounts unserer Kunden müssen auch dann laufen, wenn irgendwas (Stromausfall, Internetausfall o.ä.) die Arbeit aus dem Büro unmöglich macht. Für alle, die sich erst jetzt mit dem Thema beschäftigen, haben wir ein paar Tools, Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen wir erfolgreich “remote” arbeiten – damit das Geschäft auch von zuhause weiterläuft.
Tools
Starten wir mit den Tools, die man braucht, um mobile Zusammenarbeit zu ermöglichen. Denn die Auswahl ist groß und unübersichtlich. Ich habe sie hier in sechs Kategorien eingeteilt – und dazugeschrieben, was wir bei mediaBEAM nutzen.
Softphone
Das wichtigste Werkzeug für die meisten Büro-Arbeiter ist heute das Telefon. Der erste Schritt ins Home-Office ist aus meiner Sicht, die Rufnummer und das Telefon mobil zu machen. Dies wird möglich durch ein so genanntes Softphone. Viele Unternehmen nutzen heute bereits eine “Telefonanlage aus der Cloud”, telefonieren also über das Internet. Techniker sprechen dann über “Voice-Over-IP” oder kurz VoIP. Wenn das der Fall ist, können sie statt eines normalen Telefons auch ein Softphone auf dem PC, Notebook oder dem Smartphone installieren – und von nun an die Festnetznummer von jedem Ort der Welt aus verwenden.
Wir bei mediaBEAM sind diesbezüglich Kunden bei Placetel – ähnliche Funktionen bieten auch NFON und sipgate. Ein Softphone schafft nicht nur Mobilität im Home-Office, sondern auch innerhalb des Firmengebäudes. Und zwar, ohne dass man entfernten Kontakten seine Mobilfunknummer mitteilen muss. Am Ende der Arbeitszeit leitet man die Anrufe einfach auf die Mailbox weiter – die entsprechenden Nachrichten erhält man per E-Mail.
Office
Für die meisten Büro-Arbeiter ebenso wichtig sind Office-Tools, allen voran Microsoft Outlook, Word, Powerpoint und Excel. Für die Zusammenarbeit aus den Home-Offices waren diese Tools lange wenig geeignet – denn nur die E-Mails befanden sich in der Cloud. Dokumente mussten hin- und hergeschickt werden; es entstand ein unübersichtliches Versions- und Kommunikationschaos. Neue Lösungen ändern das (eine davon kommt übrigens von uns). Mit Microsoft Office 365, der Google-Variante G Suite oder unserem xworks.365 kann man seine Dokumente in der Cloud mit Kollegen oder Kunden gleichzeitig bearbeiten – und sieht dabei live, was die Kollegen so tun. Das bedeutet, man nutzt gar nicht mehr das auf dem Rechner installierte Excel, Word oder Powerpoint sondern bearbeitet seine Dokumente direkt im Webbrowser. Das ist extrem effizient, denn so können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Einen Speichern-Button gibt es nicht mehr. Denn alles was man tippt, wird ultimativ sofort gespeichert. Wenn man fertig mit der Arbeit ist, schließt man einfach den Tab oder den Web-Browser. Natürlich ist auch dieser Text in einem solchen Online-Textprogramm entstanden. Adieu Versions-Chaos. Ich liebe das.
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Übrigens: Wir bei mediaBEAM nutzen nicht ausschließlich unser eigenes Office-Tool sondern mischen je nach Anwendungszweck verschiedene Office-Tools. An einer Stelle sind wir jedoch konsequent: Amerikanische Cloud-Speicher kommen für uns nicht in Frage. Da verwenden wir dann doch lieber zu 100% unsere eigene Lösung xworks.365, bei der alle Daten in einem Rechenzentrum in Ahaus gespeichert sind. Bei dieser Frage muss jedoch jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden. Microsoft ist zwar der Standard, speichert jedoch nicht konsequent in der EU. Unsere Lösung hingegen ist nicht nur kostengünstiger als Office 365 sondern entspricht darüber hinaus zu 100% den strengen deutschen Datenschutzvorgaben. Praktisch: Da die beiden Office-Lösungen kompatibel miteinander sind, ist der Mixbetrieb problemlos. Dieser wichtige Punkt trifft auf Google G-Suite übrigens nicht zu, dafür ist es kostengünstiger als Office 365.
Kollaboration
Neben den klassischen Office-Tools erfordert produktives Home-Office auch eine Kollaborationslösung. Solche Tools ersetzen im Grunde das, was man im „echten“ Büro mit seinen Beinen erledigt – jemandem etwas auf den Tisch legen mit einem PostIt „Schau mal drüber“ oder Kolleginnen und Kollegen auf irgendwas hinweisen oder lose Gespräche mit wenig Zeitdruck. Es gibt am Markt dazu zwei Standards: Slack und Teams – letzteres ist Teil des oben vorgestellten Microsoft Office 365.
Wir nutzen hier Teams, da eine recht üppige Basis-Variante davon für bis zu 300 Nutzer kostenlos nutzbar ist. Teams ist der Nachfolger von Skype for Business, ist übersichtlicher und funktioniert stabiler als sein Vorgänger. Ein Blick auf Teams lohnt sich!
Projektmanagement
Projekte mit ausgedruckten Excel-Tabellen und Kalendern zu steuern ist im Home-Office schwierig, denn die Aktualisierung ist unfassbar aufwendig (Plan an alle > Feedback zurück > Feedback einarbeiten > Start von vorn). Projektmanagement-Tools wie Trello und Jira bilden alle Aspekte digital ab. Die meisten dieser Tools basieren auf Listen und Kalendern. Diese werden dann gemeinsam von allen Kolleginnen und Kollegen befüllt und editiert.
Wie die meisten Software-Unternehmen nutzen wir bei mediaBEAM Jira. Bei komplexeren Prozessen ist das meines Erachtens auch empfehlenswert. Jira kann flexibel um Module erweitert werden – beispielsweise zur Zeiterfassung oder um übersichtliche GANTT-Diagramme erstellen zu können. Für überschaubar große Kundenprojekte verwenden wir gerne Trello. Denn mit Trello erhält das Team eine schnelle Projektübersicht. Die KANBAN-Board Darstellung bei Trello ist intuitiv bedienbar – und es ist kostenfrei. Bei komplexeren Projekten kommt Trello jedoch an seine Grenzen. Da ist es dann gut, dass Jira quasi ohne Limits ist – allerdings nicht ganz billig.
Videotelefonate und Messenger
Home-Worker wissen: Videotelefonate machen die Zusammenarbeit deutlich produktiver, denn erstens bekommt man einen viel besseren Eindruck von den Meinungen der anderen; zweitens unterstützt die persönlichere Kommunikation das Teamgefühl (klingt für den Westfalen vielleicht esoterisch, ist aber so). Zudem haben die Tools meist auch einen kleinen Messenger an Bord für den Klönschnack über den Tag. Das wichtigste ist jedoch, dass die Telefonkonferenz-Teilnehmer ihren Bildschirm teilen können. Das ist von unschätzbarem Vorteil für eine effiziente Telefonkonferenz.
Google bietet hier das Tool Hangout, Microsoft hat Skype und die Videofunktion innerhalb von Teams. Und als unabhängigen Player leisten hier Zoom und GoToMeeting gute Dienste. Wer die kostenfreie Variante bevorzugt, dem sei FreeConferenceCall empfohlen.
Bei mediaBEAM arbeiten wir aktuell sowohl mit Zoom als auch – wie schon erwähnt – mit Teams. Im Grunde nutzen aber alle genannten Dienste ähnliche Technologien. Die Frage ist eher, für welchen Zweck man Videotelefonie braucht. Unserer Erfahrung nach hat sich Teams für die interne Team-Kommunikation bewährt und Zoom für Videokonferenzen mit externen Teilnehmern. Bei Webinaren ist GoToWebinar ungeschlagen aber auch FreeConferenceCall macht auf uns einen soliden Eindruck.
Bluetooth-Headset
Nun noch ein Punkt zur Hardware: Sämtliche vorgestellten Tools erfordern keine spezielle Hardware oder IT-Infrastruktur. Wozu ich aber jedem rate, ist die Investition in ein vernünftiges Bluetooth Headset. Denn wie die Auflistung der Tools zeigt, ist das Home-Office das Gegenteil einer gesprächsfreien Zone. All diese Gespräche werdenaber ermüdend mit schlechter Tonqualität. Selbst tolle Mikrofone wie die der MacBooks verhindern nicht das Umgebungsrauschen. Das wiederum muss jeder Zuhörer im Hirn aus dem Tonsignal ausfiltern. Das kostet Energie und verursacht Stress.
Wir bei mediaBEAM setzen auf ein Bluetooth-Headset von Jabra, das Evolve 65. Wir haben das mal in unseren Räumlichkeiten gegen diverse andere Headsets (u.a. Apple AirPods) antreten lassen – und uns dann für dieses Gerät entschieden. Zusätzlich haben wir in einige Jabra Speak 510 investiert. So wird auch die Telefonkonferenz mit mehreren Leuten an einem Tisch nicht zum Hörtest für alle Beteiligten.
Verantwortlichkeiten, Routinen und Prozesse
Parallel zu den Tools sollte man sich um die richtigen Verantwortlichkeiten, Prozesse und Routinen kümmern. Nur so lässt sich die Zusammenarbeit effizient organisieren.
Chefs müssen vorleben
Das Wichtigste: Erwarten Sie nicht von Ihren Mitarbeitern, dass sie die Tools fleißig nutzen, während Sie sich alles ausdrucken und dann irgendwem fotografiert per WhatsApp mit Anmerkungen zurückschicken. Nur wer die Tools selbst nutzt, wird auch seine Mitarbeiter dazu bewegen.
Wir bei mediaBEAM weisen uns gegenseitig darauf hin, wenn jemand nicht das richtige Tool genutzt hat – und das ist keine Klugscheißerei. Solche Tools erfordern Verhaltensänderungen und dabei macht man Fehler. Darauf hingewiesen zu werden, bricht niemandem – auch keinem Chef – einen Zacken aus der Krone.
Home-Office-Koordinator
Wenn Sie wollen, dass das Home-Office funktioniert, bestimmen Sie jemand, der dafür verantwortlich ist. Diese Person kauft Tools, legt Accounts an und liest sich ein, wenn’s irgendwo hakt. Viele Unternehmen drücken sich gerade um diese Ressource. Aber gerade diese Unternehmen verlieren dann jede Menge Zeit durch ineffiziente Abstimmung per Mail, Abgleichen von Dokumenten, Streit und fehlendem Teamgeist.
Da wir bei mediaBEAM bereits seit vielen Jahren fast ausschließlich mit Tools aus der Cloud arbeiten, ist bei uns der Übergang zwischen Büro und Home-Office fließend. Denn unsere Büroarbeitsplätze sind nicht anders ausgestattet als ein einigermaßen ordentliches Homeoffice. Seit bereits mehr als 10 Jahren arbeiten wir ausschließlich mit virtuellen Desktops. Daher benötigen wir für unsere Arbeitsplatzrechner nur kleine Mini-PCs (NUCs) oder Notebooks mit Bitlocker und Fingerprint-Sensor. Unsere Empfehlung ist daher: Beginnen Sie, ihre Büroarbeitsplätze so zu “denken” und zu gestalten, als wäre es ein Homeoffice-Arbeitsplatz. Notebook mit Fingerabdruckscanner für die Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Bitlocker für jeden Mitarbeiter kosten nicht die Welt. Ein gutes Headset, ein 27” Bildschirm, ein guter Mix aus den genannten Cloud-Tools – und fertig ist der perfekte Arbeitsplatz, der problemlos mit nach Hause genommen werden kann.
Feste Meetings, Regelmäßigkeit
Um trotz dezentraler Zusammenarbeit ein Teamgefühl aufkommen zu lassen, sind Teammeetings von entscheidender Bedeutung. Ein kurzer morgendlicher Klönschnack per Video mit der kompletten Belegschaft oder das eigene Team zeigt den Kolleg*innen jeden Tag, dass sie zu „etwas Größerem“ gehören. Was dem Chef dabei oft überflüssig erscheint, ist vor allem unterbewusst für den Teamgeist wichtig.
Wir legen zudem großen Wert darauf, dass jeder Mitarbeiter seine Termine, Urlaube, Heimarbeitstage, Schul- und Unitage für die Azubis, etc. zentral in einem Teamkalender erfasst. Alle Team-Termine erscheinen daraufhin automatisch und animiert auf einem ausgedienten 27” Monitor im Bereich der Mitarbeiterküche. Damit das Ganze ein Eye-Catcher wird, erscheinen auf diesem Monitor aktuelle Team-Fotos, die als Slide-Show animiert zum Hinschauen verleiten. Diese Team-Bilder sorgen für so manche Erheiterung im Büro und stärken das “Wir-Gefühl”. Der Team-Kalender aktualisiert sich vollautomatisch auf Basis einer App, die Bestandteil von xworks.365 ist. Wer das einmal sehen möchte: Besuchen Sie uns in Ahaus an der Erhardstraße 3.
Sozialen Austausch ermöglichen
Teamarbeit lebt von Austausch, der nicht immer nur mit der Arbeit zu tun hat. Denken Sie daran, den Schnack an der Kaffeemaschine oder das Teamfrühstück auch virtuell zu ermöglichen.
Unser wöchentliches Dienstags-9-Uhr Teamfrühstück findet schon seit Jahren halbdigital statt. Denn auch in der digitalen Welt gilt: Wer sich gut versteht und vertraut, arbeitet besser zusammen.
Privatleben
Gerade in Zeiten von Corona besonders wichtig ist für Home Worker die Frage, wie sich das Home-Office mit dem Privatleben vereinbaren lässt.
Arbeit und Privatleben in Einklang bringen
Auch im Home-Office ist wichtig, dass man die Arbeit von Privatleben trennt. Idealerweise arbeitet man in einem separaten Raum und/oder an einem separaten Tisch, der nur zur Arbeit zur Verfügung steht.
Gleichzeitig ermuntern wir unsere Leute, ihre Zeit nicht strikt 8/8/8 einzuteilen – also 8 Stunden schlafen, 8 Arbeiten, 8 Freizeit. Stattdessen ist es uns wichtig, dass jede(r) Einzelne individuell Pause macht, wenn es ihr oder ihm danach ist. Diese Pausen sollen bewusst auch für Einkäufe, Sport oder ein Nickerchen im Garten genutzt werden. Natürlich setzt das Vertrauen voraus, aber aus unserer Sicht ist die Stempeluhr-Gesellschaft lange passé. Wir definieren Arbeitszeit nicht als Anwesenheitszeit sondern als Schaffenszeit. Home-Office gelingt daher nur dann, wenn es explizit gewünscht ist, dass man mehrfach am Tag abwesend ist.
Die „Mute“ Taste als bester Freund
Übrigens: Während gängige Ratgeber davor warnen, die Waschmaschine auszuleeren, ermutigen wir unsere Leute dazu. Denn wer Teil einer Telefonkonferenz ist, kann meistens durchaus 50% konzentriert zuhören UND sich einen Kaffee kochen. Am Schreibtisch im Büro würde sie oder er vermutlich auch parallel im Internet surfen und 0% dabei sein. Ein ausgeschaltetes Micro ist dabei natürlich Pflicht.
Home-Office und Kinder
Dazu eigentlich nur Eines: Haben Sie keine Angst davor, dass jemand mal ihr Kind im Hintergrund hört. Die Zeiten, in denen möglichst sterile Business-Atmosphäre das Nonplusultra war, sind längst vorbei.
Wir freuen uns jedenfalls darüber, wenn unsere Kollegen und Partner neben einem erfüllenden Job auch ein erfülltes Privatleben haben – und das nicht verstecken. Wie erfrischend die Situation für alle Teilnehmer einer Telefonkonferenz sein kann, wenn ein Kind “Papa!” rufend ins Zimmer kommt, ist nicht mit Geld zu bezahlen. Bellende Hunde sind hingegen etwas nervig und lösen Stress beim Besitzer aus. Aber da hilft dann wieder die “Mute” Taste. Also alles kein Problem. Probieren Sie es aus. Sie werden feststellen – Home-Office tut Ihrem Team gut. Nicht nur in Zeiten der Corona-Krise.
Bleiben Sie gesund!
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